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[办公经验贴] 有逼格的电子邮件都是这样写出来的!

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雨花石 雨花石 发表于 2016-3-8 12:48:41
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Email是书面沟通方式的一种,可以用文字一式多份保留沟通内容。
在《合同法》中,其第11条是这样定义书面形式的:书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。由此可见,电子邮件作为书面形式之一,具有一定的法律效力,同时电子邮件又是常用办公方式之一,职场的我们必须加以重视其使用规范,培养良好的电子邮件工作习惯。

以下为小编精心整理的电子邮件使用规范,来一起去学习吧。

一、关于邮件主题
主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
1.一定不要空白标题,这是最失礼的。
2.标题要简短,不宜冗长。
3.标题要能反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题。
4.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理。
5.回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RE、RE一大串。

二、关于称呼与问候
1.邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
2.Email开头结尾最好要有问候语。

三、有关电子邮件礼仪
1.Email正文要简明扼要,行文通顺
Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。
2.注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系、邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。
尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
3.Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。
如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,避免长篇大论。发送电子邮件一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人。
4.一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件。
5.尽可能避免拼写错误和错别字。这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。
6.合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅读。
7.理利用图片,表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述,收件人一定会赞扬你的体贴。
8.选择便于阅读的字号和字体。
中文常用宋体或新宋体,英文就用Verdana 或 Arial 字型,字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。
不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不用背景信纸,特别对商务邮件。

四、附件
1.如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件。
2.附件文件应按有意义的名字命名,附加文件后应确认文件名是否是乱码,避免发送BOOK1.exl之类的附件。
3.正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时。
4.如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用。

五、结尾签名
每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。
1.签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。但信息不宜行数过多,你只需将一些必要信息放在上面。
2.签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

六、邮件回复
1.及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是不可少的,这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急、重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在特定时间处理,但一般不要超过24小时。
如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该及时的回复说“收到了”,我们正在处理,一旦有结果就会及时回复。不要让对方苦苦等待,记住:及时做出响应,哪怕只是确认一下收到了。
2.进行针对性回复
当回件答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。不要用简单的回答,应该进行必要的阐述,让对方一次性理解,避免再反复交流,浪费资源。
3.不要就同一问题多次回复讨论,不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时应采用电话沟通等其它方式进行交流后再做判断。
电子邮件有时并不是最好的交流方式。对于较为复杂的问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越RE越高,这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应及时对之前讨论的结果进行小结,删减瘦身,突出有用信息。
4.要区分Reply和Reply All(区分单独回复和回复全体)
如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人就行了。
如果你对发件人提出的要求做出结论响应,应该replay all,让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。 如果你对发件人的提出的问题不清楚,或有不同的意见,应该与发件人单独沟通,不要当着所有人的面,不停的RE来RE去,与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
点击“回复全部”前,要三思而行!

七、正确使用发送,抄送,密送
要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人)
1.To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应。
2.而CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以响应,当然如果CC的人有建议,当然可以回Email。
3.而BCC是秘送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常的场合。
4.TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!
5.只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源。
6.转发邮件要突出信息。

八、注意事项
1.在你转发消息之前,首先确保所有收件人需要此消息。
2.转发敏感或者机密信息要小心谨慎,不要把内部消息转发给外部人员,或者未经授权的接收人。
3.如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理,以突出信息。
4.不要将RE了几十层的邮件发给他人,让人摸不着头脑。
5.如果邮件有附件资料,发送前,一定要确认附件资料上传完毕,以免附件未上传完毕或者忘记上传而发出邮件。
6.所有的电子邮件应自我检查确认无误后才发出。
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